Основы финансов в частной практике

Управление финансами – это ещё один аспект частной практики, который массово игнорируется частнопрактикующими специалистами в области физического и ментального здоровья.

Пожалуй, это связано с тем, что деньги настолько вплетены в нашу жизнь, что создается ложное впечатление, что нет никакой необходимости в специальных навыках управления финансами.

В этой статье осветим базовые моменты управления финансами, которые помогут достигнуть успеха в частной практике.

Деньги бизнеса и личные финансы

Проведя небольшой опрос, мы выяснили, что 93% частнопрактикующих специалистов ведут деятельность в качестве физического лица или зарегистрированы в качестве самозанятых. Индивидуальные предприниматели составляют 7%. И ни один из экспертов, с которыми нам довелось пообщаться, не ведет деятельность от лица фирмы.

При этом деньги, поступающие в качестве дохода юридического лица, принадлежат этому юридическому лицу. Тогда как деньги, которые заработал индивидуальный предприниматель или самозанятый, принадлежат физическому лицу. Если все налоги уплачены, то государство мало интересует, как эти физлица распоряжаются доходом, как бы говоря: «Это ваши деньги, делайте с ними, что хотите».

Работая в найме, мы также привыкли, что деньги, которые выплачивает работодатель – это наш личный доход, который можно тратить по собственному усмотрению, так как даже НДФЛ уплачивается за нас работодателем. И мы относимся с пиететом к зарплате. Это не удивительно, так как, работая в найме, мы отдаем себя целиком: наше время, знания и силы расходуются на те цели и задачи, которые ставит работодатель. Зачастую даже наше поведение и внешний вид продиктовано требованиями работодателя. Но вот зарплата – это то, что точно наше.

Уходя в частную практику, мы получаем свободу – теперь не нужно следовать требованиям работодателя. Однако не стоит забывать, что и вся ответственность только на нас: и непосредственно за свою работу, и за остальные сферы бизнеса. В том числе и за финансы.

Поэтому первый совет: разделяйте деньги бизнеса и личные финансы. Другими словами, деньги, которые вы зарабатываете в качестве частнопрактикующего эксперта, принадлежат не лично вам, а бизнесу. Из этих денег какую-то часть вы выплачиваете себе в качестве компенсации за время и труд. Этой частью вы распоряжаетесь так же, как распоряжались бы зарплатой, работая в найме. Деньги бизнеса можно тратить только на цели бизнеса. Хорошей практикой будет использовать отдельные банковские счета для личных денег и финансов бизнеса: например, если вы являетесь клиентом двух банков, то используйте карту одного банка для расходов на цели бизнеса и для получения оплаты услуг, а карту другого банка – для личных целей.

Если пока не понятно, какую часть забрать, а какую оставить, используйте соотношение 50/50: половину дохода за расчетный период можете забрать, а другую половину – оставить. Если создается впечатление, что 50% — слишком мало, то напоминаем вам, что работодатель обычно платит ещё меньше. А кроме того, в среде предпринимателей вообще не принято платить себе зарплату на этапе запуска бизнеса.

Так или иначе однозначно не стоит забирать 100% выручки. Деньги – это кровь бизнеса. Поэтому, выкачивая из бизнеса всю «кровь», не удивляйтесь тому, что ваш несчастный бизнес еле дышит.

Ещё одна причина разделять личные финансы и деньги бизнеса заключается в том, что вы сможете взвешенно принимать соответствующие решения. Предположим, что вы проводите консультации онлайн. Покупка более дорогого, но быстрого интернета может быть хорошей идеей для инвестирования средств. Или, например, установка качественного освещения, чтобы клиентам было комфортнее с вами общаться. В абсолютном выражении и то, и другое – это весьма несущественные траты. Тем не менее будет тяжело решиться на подобные покупки, если вы эти деньги отрываете от сердца. Если же это деньги бизнеса, которые так или иначе будут и должны быть потрачены на цели бизнеса, то решение не заставит себя ждать. Отметим, что в этом конкретном случае и лично для вас подобные расходы как минимум оправданы: вы как эксперт будете чувствовать себя увереннее и комфортнее с высоким качеством связи или освещения.

"Сначала заплатите себе."

Это популярное правило в сообществе консультантов по личным финансам. Однако не стоит воспринимать фразу буквально. Смысл заключается в том, чтобы в первую очередь обеспечить финансами свой собственный бизнес и лишь в последнюю очередь бизнесы, которые продают вам вкусные плюшки и модные шмотки. «Плюшки» вы быстро съедите и забудете, а «шмотки» вскоре перестанут быть такими модными. Ваш бизнес в будущем будет приносить вам дивиденды, тогда как бизнесы других людей – нет. Кроме того, напомним, что бизнес является носителем ценностей, которые основатель несет в окружающий мир: ваш бизнес в соответствии с вашими ценностями помогает людям. Бизнесы других людей могут и не разделять подобных мировоззрений.

Деньги должны работать

Итак, допустим мы убедили вас, что нужно оставлять часть денег на цели бизнеса. Наихудшим решением после этого было бы ограждать эти деньги от любых возможных трат. Если ваша цель не «чахнуть над златом» аки Кощей Бессмертный, то деньги – это не сама цель, а инструмент достижения целей.

Если цель вашего бизнеса – помогать людям, то вкладывать деньги бизнеса в то, что поможет вам в этом, – хорошее решение. Поэтому в перспективе вам бы хотелось инвестировать в то, чтобы задачи, стоящие перед бизнесом, решались максимально эффективно. Для этого в какой-то момент вы сможете делегировать часть важных задач другим людям или бизнесам: например, передать создание и поддержку сайта на аутсорсинг; доверить маркетинг и соответствующую аналитику маркетологу или маркетинговому агентству; для управления расписанием и записью клиента нанять личного ассистента или воспользоваться соответствующим программным обеспечением.

Поступая таким образом, вы используете деньги для того, чтобы другие люди и бизнесы помогали вам в достижении ваших целей и одновременно с этим способствовали увеличению дохода вашего бизнеса.

Если же говорить исключительно о финансовой стороне, то логически всего лишь два пути развития вашего бизнеса: увеличение дохода и снижение расходов. И практически всегда правильный путь – инвестиции в развитие. Пытаться оптимизировать расходы можно. Однако, наш опыт подсказывает, что чаще всего оптимизация поможет сэкономить 5–10% (максимум 30%). Чтобы почувствовать какой-то эффект, у вас должны быть действительно серьезные расходы. В то же время, направляя ресурсы на развитие, доход можно увеличить значительно.

Финансовый учет

Хорошо, мы осознали необходимость инвестирования в развитие бизнеса. Но как узнать, насколько эффективно расходуются средства?

Ответ на данный вопрос невозможно дать без соответствующей количественной оценки. А дать количественную оценку невозможно без наличия данных для анализа. Так что мы призываем вести финансовый учет.

Однако не стоит сходу погружаться в сложную бухгалтерскую отчетность или финансовые модели. Первое, с чего необходимо начать – это учет доходов и расходов бизнеса. Записывайте с привязкой к дате, сколько и из какого источника пришло денег, и сколько и на какие цели деньги были потрачены. Опять же на начальном этапе не обязательно прибегать к специальным приложениям или программам – пусть это будет простая таблица в Excel. Ключевой момент – это последовательность: должны быть учтены 100% доходов и расходов, без исключений.

Тогда первое, что вы сможете увидеть и осознать – сколько на самом деле денег тратите на развитие вашего бизнеса. Повторим ещё раз: если это значение стремится к нулю, не стоит ждать существенного роста.

Во-вторых, вы сможете отслеживать рост доходов в ответ на те или иные решения и на основании этих данных сделать вывод об эффективности.

В-третьих, если на этом этапе вы не начнете вести учет, то в будущем не сможете сравнить текущие числовые показатели с прошлыми. Через год вы просто не вспомните, сколько и на что тратили. Также ряд мероприятий, в том числе маркетинговых, не дают немедленной отдачи, поэтому результаты лучше анализировать как минимум в среднесрочной перспективе.

В-четвертых, если у вас ещё не так много доходов и расходов, то это не причина не вести финансовый учет. Наоборот, это означает, что данная задача не займет слишком много времени, но приучит вас к финансовой дисциплине.

Финансовое планирование

Предположим, вы творчески подошли к росту дохода и придумали много нововведений, которые помогут в этом. Однако велика вероятность, что финансовых ресурсов не хватит для того, чтобы реализовать все мероприятия разом. Здесь в игру вступает финансовое планирование.

Если представить гипотетическую ситуацию наличия волшебной бездонной сумки с деньгами, из которой вы можете моментально извлечь требуемую сумму на различные задачи бизнеса, то финансовое планирование было бы не нужно. Вы бы заранее знали, что в любой момент времени требуемая сумма будет в наличии.

Если же волшебной бездонной сумки с деньгами у вас нет, то рано или поздно придется прибегать к финансовому планированию.

Во-первых, вам необходимо предположить, сколько финансовых ресурсов может потребоваться для реализации каждого из мероприятий (следует отметить, что чем подробнее вы ведете финансовый учет, тем точнее вы будете прогнозировать расходы на предстоящие мероприятия). Таким образом вы увидите, сколько из этих нововведений можно реализовать в ближайшее время, а какие лучше отложить, чтобы не получилось ситуации, когда вы начали сразу много активностей и не смогли довести до конца ни одной по причине нехватки денег.

Во-вторых, не нужно отказываться от тех мероприятий, на которые не хватает ресурсов в моменте. Вы можете спрогнозировать ваш доход с течением времени, определить, когда у вас будет в наличии требуемая сумма, и запланировать данное мероприятие на будущее. Также чаще всего те или иные мероприятия растянуты во времени, поэтому и начинать подготовку следует заблаговременно в соответствии с планом.

В-третьих, это возможность использования заемных средств. Мы призываем относится к кредитам с большой осторожностью: есть вероятность, что, взяв потребительский кредит и потратив все на рекламу, вам будет трудно вернуть кредит без серьезных потерь, если вложения в рекламу не окупятся. Гарантий никто не даст. В то же время, если у вас есть план с прогнозируемым получением дохода, то в этом случае использование заемных средств как минимум оправдано, а в идеале даст вам необходимый финансовый рычаг для увеличения дохода.

Ну и в-четвертых, наличие финансового плана дает ощущение стабильности, что способствует снижению стресса. Вы будете чувствовать себя комфортнее, зная, что у вас будут ресурсы на запланированные финансовые цели.

Резервы

Выше по тексту мы писали о пользе финансового планирования. Проблема кроется ещё и в том, что наши планы никогда не соответствуют действительности. Согласно закону Мерфи:

"Если что-то может пойти не так, оно обязательно пойдет не так."

Но кроме шуток создавать резервы на случай непредвиденных обстоятельств – это хорошая практика.

Для этого не обязательно сразу откладывать крупную сумму денег – вы можете откладывать процент из доходов текущего расчетного периода. Рекомендуем установить себе правило откладывать 10% от дохода и следовать правилу неукоснительно. Опять же ключевой момент – это последовательность. Так, например, зарабатывая каждый месяц по 100 тысяч рублей к концу года вы сформируете резерв в 120 тысяч. Если по какой-то причине вы будете нетрудоспособны в течение месяца, то воспользуетесь резервом для выплат по соответствующим обязательствам без репутационных или иных негативных последствий.

И аналогично ситуации с разделением личных денег и денег бизнеса – резерв лучше хранить на отдельном банковском счету. Так как в идеале эти деньги потребуются не скоро, то теоретически их можно положить на банковский вклад при условии, что вы сможете в любой момент эти деньги забрать.

Однако не стоит легкомысленно относиться к резервам: если есть возможность воспользоваться текущими доходами бизнеса без существенного вреда для финансового плана, то лучше так и сделать. Вообще, если у вас есть внутренние сомнения, нужно ли использовать резерв в конкретной ситуации – значит этого делать не нужно. Необходимость воспользоваться резервом появится внезапно. И когда она появится – вы поймете, и сомнений уже не будет.

А до тех пор вы будете чувствовать себя спокойнее и комфортнее, зная, что на непредвиденный случай сформирована «подушка безопасности».

Заключение

В этой статье мы осветили основы управления финансами в частной практике. В заключение хотим подчеркнуть, что это как раз та ситуация, когда знание концепции и даже согласие с ней не принесет результатов. Поэтому призываем вас к скорейшей реализации описанных концепций на практике. Ещё никто из предпринимателей не жаловался на то, что начал управлять финансами слишком рано.

Фото: Unsplash